Nowy Rok często wiąże się z ustanawianiem nowych celów i planów. Prawie każdy z nas planuje, postanowienia roczne, plany wakacyjne, plany dotyczące rozwoju osobistego, czy plany dotyczące biznesu. Planowanie rozpoczyna proces realizacji celów.
𝗛𝗲𝗻𝗿𝘆 𝗙𝗼𝗿𝗱 „Bardziej niż cokolwiek innego – przygotowywanie się jest sekretem do sukcesu.
W tym artykule skupię się na kilku praktycznych wskazówkach, metodach planowania, czy podpowiedziach co zrobić, żeby plany nie pozostały tylko planami, a stały się rzeczywistością.
Brian Tracy „Jeśli nie ustalasz celów dla siebie, jesteś skazany na pracowanie przy osiąganiu celów kogoś innego”.
Od czego zacząć planowanie?
Wybierz świadomie swój cel, który jest spójny z Tobą i Twoimi wartościami. Zmiana w zakresie przekonań, wiary, że coś jest dla mnie wartościowe wpływa na skuteczność w realizowaniu celu.
Porównajmy dwa cele:
Pierwszy – „Od Nowego Rok u będę biegał co najmniej 100 km miesięcznie” – to jest moje postanowienie noworoczne.
Drugi – Wierzę, że ruch nawet ten niewielki, ale systematyczny, jest ważny dla mnie, dla mojego zdrowia. Jestem przekonany, że ruch pozwoli mi zgubić kilka zbędnych kilogramów, dzięki czemu komfort życia mi się poprawi. Planuję działania, które małymi krokami, ale systematycznie będę wprowadzał w czyn.
Pierwsze jest rzucone w przestrzeń, często ustalamy sobie wielki cel, bo chcemy wielkiej zmiany i nie zakładamy żadnego planu. To ma się zadziać i już. Nic bardziej mylnego, takie podejście jest trochę działaniem na własne szkodę. Przecież to dobra wymówka, ten cel był tak trudny do zrealizowania, że każdy chyba to zrozumie.
Poniżej kilka znanych metod planowania:
Planowanie zwinne „agile planning”
Planowanie zwinne, to podejście do planowania, które było szczególnie popularne w zarządzaniu projektami, zwłaszcza w branży technologicznej i oprogramowania. Jest to elastyczna metoda planowania, która akcentuje adaptację do zmieniających się warunków, ciągłą ocenę postępów i możliwość szybkiej reakcji na nowe wyzwania i zmiany w środowisku projektu.
Kluczowe cechy planowania zwinnego:
Iteracyjny proces, czyli najprościej metoda prób i błędów, która pozwala zbliżyć się do osiągnięcia końcowego celu. Plan jest podzielony na mniejsze części, które są planowane, realizowane i oceniane w regularnych odstępach czasu. Pozwala to na elastyczne reagowanie na zmiany i dostosowanie planu w miarę postępów projektu.
Metodyka zwinna pozwala na łatwe wprowadzanie zmian w planie, nawet w późnych etapach realizacji projektu. Regularne przeglądy i oceny postępu są integralną częścią planowania zwinnego. Daje to zespołowi możliwość dostosowania taktyki, korygowania błędów i usprawniania procesu na bieżąco. Wszyscy członkowie mają wpływ na planowanie i realizację projektu, co sprzyja większemu zaangażowaniu i odpowiedzialności.
Regularna współpraca z klientem i uwzględnianie jego opinii i potrzeb jest ważnym elementem tego procesu.
+ Zalety: Metoda zwinna charakteryzuje się dużą elastycznością, co pomaga w szybkim wyłapywaniu przeszkód i ich likwidowaniu oraz szybką adaptację do zmieniających się wymagań i warunków.
– Wady: Ze względu na elastyczność i ciągłe dostosowywanie, planowanie zwinne może utrudniać długoterminowe prognozowanie i planowanie strategiczne. Ciągłe dostosowywanie wymagań bez odpowiedniej kontroli może prowadzić do rozszerzania zakresu projektu i zwiększenia kosztów.
Planowanie – Metoda SMART
Metoda SMART jest jednym z najbardziej popularnych podejść do planowania i ustalania celów, w życiu zawodowym, także i osobistym. Jest to akronim, który odnosi się do pięciu kluczowych zasad, które powinny charakteryzować dobrze postawione cele. Oto te zasady:
- Specyficzne (Specific) Cele powinny być jasno i dokładnie zdefiniowane, bez ogólników.
- Mierzalne (Measurable) Cele powinny mieć wyraźne kryteria sukcesu, które umożliwiają śledzenie postępów. Każdy powinien wiedzieć konkretnie, kiedy cel zostanie osiągnięty.
- Ambitny / Istotny (Ambitiuos / Relevant) Cele powinny być ambitne i istotne dla nas. Spójne z naszymi wartościami.
- Realny / Osiągalny (Realistic / Achievable). Niewątpliwie, cele muszą być ambitne, ale również realne do zrealizowania. Zbyt ambitny cel, będzie powodował niecięć do zrealizowania.
- Terminowe (Time-bound). Cele powinny mieć jasno zdefiniowany termin końcowy. To pomaga w utrzymaniu koncentracji i zapobiega prokrastynacji.
Zastosowanie zasad SMART w procesie planowania celów zapewnia ich klarowność, umożliwia efektywną realizację oraz pomaga w monitorowaniu postępów i ocenie wyników. To podejście sprawia, że cele są bardziej konkretne, co zwiększa szansę na ich osiągnięcie.
+ Zalety: Metoda SMART charakteryzuje się prostotą i klarownością, co pomaga w ustalaniu realistycznych i mierzalnych celów.
– Wady: Niekiedy może nie być dostosowana do zmiennych warunków rynkowych i może ograniczać kreatywność.
Planowanie – Metoda OKR
Metoda OKR (Objectives and Key Results) to popularne podejście do planowania i ustalania celów. Została ona zapoczątkowana przez Andy’ego Grove’a, a potem spopularyzowana przez Johna Doerra. OKR skupia się na ustanawianiu ambitnych celów i mierzalnych kluczowych wyników. Oto kluczowe zasady tej metody:
Ustalanie Celów (Objectives). Cele aspiracyjne i inspirujące powinny motywować do działania.Powinny byćjasne i zrozumiałe, sformułowane prostym językiem. Strategiczne, zgodne z długoterminowymi planami i wizją organizacji.
Definiowanie Kluczowych Wyników (Key Results). Kluczowe wyniki powinny być prosto określone, muszą mieć jasne wskaźniki, które świadczą o ich osiągnięciu. Wymagają wysiłku ponad standardową działalność. OKR wymaga częstych przeglądów (zazwyczaj co kwartał), ponieważ monitorowanie postępów i dostosowywanie kierunków działania jest kluczowe w późniejszej realizacji. OKR powinny być dostępne i widoczne dla wszystkich członków organizacji, co sprzyja przejrzystości i współpracy. Włączanie zespołów i pracowników w proces tworzenia OKR sprzyja zaangażowaniu i poczuciu odpowiedzialności. Godne uwagi, zaleca się, aby na każdy okres (np. kwartał) wyznaczać tylko kilka kluczowych celów, dlatego, aby nie rozpraszać uwagi i zasobów. OKR powinny być zintegrowane z innymi systemami zarządzania wydajnością i oceny pracowników.
+ Zalety: Skupia się na kluczowych wynikach, oferując wysoką elastyczność i adaptację do zmian.
– Wady: Jest bardziej skomplikowana w implementacji i wymaga regularnej oceny oraz dostosowania.
Planowanie – Metoda PERT
Metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique) jest narzędziem służącym do planowania i zarządzania projektami, szczególnie przydatnym w sytuacjach, gdzie działania są skomplikowane i mają wiele zależności. Została opracowana przez Marynarkę Wojenną Stanów Zjednoczonych w latach 50. XX wieku. Oto kluczowe zasady planowania celów metodą PERT
Projekt dzieli się na poszczególne, mniejsze zadania (czynności). Jest to podstawowy krok do stworzenia struktury projektu i jego efektywnego zarządzania. Dla każdego zadania należy oszacować czas potrzebny do jego wykonania. W metodzie PERT często stosuje się trzy szacunki czasu: optymistyczny (najkrótszy możliwy czas), pesymistyczny (najdłuższy możliwy czas) i najbardziej prawdopodobny.
Na podstawie zadań tworzy się sieć diagramu PERT, która pokazuje kolejność działań i ich wzajemne zależności. Diagram ten wizualizuje cały projekt i pomaga w identyfikacji ścieżki krytycznej. Ścieżka krytyczna to sekwencja zadań, które mają bezpośredni wpływ na całkowity czas trwania projektu.
PERT umożliwia analizę różnych scenariuszy i wariantów realizacji projektu, co jest szczególnie użyteczne w przypadku projektów z wieloma niepewnymi elementami. Regularne sprawdzanie postępów w stosunku do planu PERT jest niezbędne. Pozwala to na szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia lub problemy.
Chociaż PERT jest narzędziem planowania, to jednak zakłada także możliwość modyfikacji planu w odpowiedzi na zmiany w środowisku projektu. Bez wątpienia, skuteczne wykorzystanie PERT wymaga dobrej komunikacji i koordynacji między wszystkimi członkami zespołu projektowego, a także z innymi interesariuszami.
+ Zalety: Idealna do planowania dużych projektów i skuteczna w identyfikacji „wąskich gardeł” w projekcie.
– Wady: Jest skomplikowana i czasochłonna, mogąc być nadmiernie techniczna dla niektórych zespołów.
Wybór odpowiedniej metody planowania zależy od specyfiki projektu, zespołu i warunków biznesowych. Elastyczność i zdolność do adaptacji są równie ważne, jak dobrze zaplanowane strategie
Kilka praktycznych, uniwersalnych zasad w planowaniu
- Co prawda mniej znaczy lepiej i nie powinno się przesadzać z ilością celów, to ważna jest również równowaga. Gdy skupisz się tylko na celach zawodowych, Twoje życie prywatne może ucierpieć a to odbije się na pracy. Załóż sobie cele z różnych obszarów, które będą się równoważyły: praca, rodzina, pasje, zdrowie.
- Zapisz cele, najlepiej odręcznie. Użyj notatnika, kalendarza, czegoś, do czego możesz wracać. Pamięć jest ulotna, to nie cel, to marzenia.
- Ustal punkt wyjścia, skorzystaj z GPS, planując drogę do celu, określ punkt startu. Miara postępów, jest niezwykle ważna, ale żeby je mierzyć, trzeba wiedzieć, skąd się startuje.
- Każde duże zadanie jest do zrealizowania, jeżeli zaplanuje się wykonanie po kawałku.
𝗛𝗲𝗻𝗿𝘆 𝗙𝗼𝗿𝗱: „Żadne zadanie nie jest szczególnie trudne, jeśli podzielisz je na mniejsze podzadania”
- Przygotuj listę potencjalnych przeszkód stojących w kontrze do realizacji celu i zaplanuj systematyczne usuwanie ich po kolei, zaczynając od największej przeszkody.
- Zaplanuj wykorzystanie zasobów, które posiadasz. Nie istniejemy w próżni, mamy wokół siebie, mnóstwo gotowych wartościowych zasobów, Twoje wykształcenie, doświadczenia, znajomi, zainteresowania, pasje.
- Mikro zmiany są lepsze od wielkich planów. Chcesz wprowadzić zmiany w życiu osobistym, wdrożenie jednej małej, ale wartościowej zmiany, zapisanie jej w pełni świadomie w rutynach zmienia Twoje życie. Wielki plan na całkowitą odmianę życia, najpewniej zostanie tylko planem.
- Priorytety, mamy ograniczony nasz najważniejszy zasób, czyli czas. Nie traćmy czasu na planowanie wszystkiego, bo jest to super, planujmy wartościowe rzeczy, najważniejsze.
- Terminy, nikt ich nie lubi, ale planowanie bez określonych terminów jest pożywką dla naszej ukrytej prokrastynacji.
Kluczową rzeczą w realizacji planów tak naprawdę jest jedna rzecz, która determinuje pozostałe. Zacznij działać, masz wszystko, więc nie czekaj, nie zwlekaj – realizuj. Sama wiedza nie wystarczy, trzeba umieć ją zastosować. Każde planowanie bez działania będzie tylko planowaniem.
𝗕𝗿𝘂𝗰𝗲 𝗟𝗲𝗲: „Nie wystarczy chcieć. Trzeba wszystko wprowadzać w życie”, „Aby przebyć tysiąc mil, trzeba zrobić pierwszy krok”