5 sposobów, dzięki którym możesz łagodzić powszechne zmęczenie zmianami, czy ilością zadań w swoim zespole.
O zmęczeniu w zespołach słyszymy coraz częściej. Szybkie tempo pracy, zwiększanie produktywności, rosnące oczekiwania, zmiany wprowadzane z prędkością światła. Często za tymi obszarami kryją się nowe procedury, narzędzia, polityki, oczekiwania. Jako menedżerowie mamy obowiązek wspierać swój zespół, szukać rozwiązań, które pozwolą skutecznie zmniejszać to zmęczenie.
Poniżej kilka sprawdzonych sposobów, jak to zrobić.
1. Ustalaj priorytety.
Często słyszymy o „najważniejszych priorytetach”, którymi musi kierować się firma. Zdarza się, że firma, szef organizuje szkolenia z zarządzania priorytetami. Jednak gdy przechodzimy do codzienności, wszystko jest postrzegane jako priorytet. Przecież to tylko jedno, czy dwa zadania do zrobienia na już. Czego nie rozumiesz, czego nie ogarniasz?
Dwa zadania od szefa, dwa od kadr, księgowości, IT, działu produktu, magazynu, zespołu, bo pracownik nie chce przyjść do pracy. Stop!
Jednym z powszechnych błędów jest to, że menedżerowie zgadzają się na to, że inni narzucają im bezmyślnie priorytety. Aby stworzyć przestrzeń, skupić się i poświęcić energię tym priorytetom, konieczne jest również zidentyfikowanie kompromisów, na które się decydujesz. Jak ustalać priorytety, jakie są narzędzia? Bloki czasowe, zasada Pareto, matryca Eisenhowera, mit multitaskingu, więcej przeczytasz w tej publikacji zarządzanie czasem.
Jeżeli tego nie zrobisz, Twoi ludzie będą mieli stale poczucie, że po prostu próbują utrzymać głowę nad wodą, co tylko pogłębi zmęczenie. Musisz nauczyć się mówić stop i określać terminy wykonania zadań.
2. Zmniejsz „szum” informacyjny i uprość procesy.
W handlu detalicznym często pojawiają się nowe procedury, raporty, promocje czy zmiany w politykach. Kiedy zbyt wiele zmian jest wprowadzanych jednocześnie, może to przytłaczać pracowników. Zmęczenie zmianami wynika często z nadmiaru informacji, które pracownicy muszą przyswajać.
Przykład: Wyobraź sobie, że w Twoim sklepie wprowadzono nową politykę obsługi klienta, jednocześnie zmieniono firmy współpracujące, oraz wprowadzono nowe procedury. Zamiast komunikować wszystkie te elementy naraz, podziel je na etapy. Taki podział pozwoli Twoim pracownikom na stopniowe przyzwyczajanie się do nowych zasad, co zmniejszy stres i zwiększy efektywność.
3. Deleguj i angażuj zespół w proces zmian.
Kiedy pracownicy czują, że mają wpływ na to, jak zmiany są wprowadzane, ich zaangażowanie rośnie. Delegowanie odpowiedzialności i dawanie przestrzeni na inicjatywę nie tylko zwiększa motywację, ale także pomaga w aktywowaniu kreatywnego myślenia i radzenia sobie z wyzwaniami, ze zmęczeniem.
Dobra informacja jest taka, że możemy delegować niemal wszystko. Czego nie powinniśmy delegować?
- Rzeczy strategicznych, takich, które mogą wpłynąć na realizację całego projektu. Rzeczy, które są Twoimi głównymi kompetencjami, których inni pracownicy, którym mógłbyś je delegować, nie posiadają.
- Rzeczy, które z przyczyn formalnych (tylko Ty masz do nich dostęp) nie mogą być delegowane, np. przekazywanie umów o zatrudnieniu.
Przykład: Jeśli w sklepie zmieniasz układ produktów, zapytaj zespół, jakie mają pomysły na optymalizację przestrzeni. Zachęć ich do zaproponowania własnych rozwiązań i zorganizowania przestrzeni w taki sposób, by najlepiej odpowiadała ich potrzebom oraz potrzebom klientów. Tego rodzaju zaangażowanie sprawi, że zespół poczuje się odpowiedzialny za sukces zmian, co w naturalny sposób zniweluje stres i zmęczenie.
4. Skup się na możliwościach, a nie tylko na zagrożeniach, zmniejsz zmęczenie, zwiększ zaangażowanie.
Często zmiany powodowane są koniecznością, dochodzi do takiej sytuacji, momentu gdzie zmiana jest konieczna, by uniknąć katastrofy. Takie podejście powoduje, że zespół działa w trybie przetrwania, co ogranicza ich zdolność do kreatywnego myślenia i otwartości na nowe wyzwania. Spadają wyniki, ale nikt jeszcze nie reaguje, nie ma pytań od kierownika regionalnego czy szefa. Skoro nie ma pytań, to nic nie zmieniamy, tak mijają kolejne dni, może tygodnie i przychodzi informacja z „góry”. Konieczna jest zmiana, tak dalej być nie może!
Zamiast tego warto skupić się na możliwościach.
Przykład: Widzisz, że wyniki nie są zadowalające, przeprowadź analizę, poszukaj możliwości na rozwój, na poprawienie wyników, wprowadź plan w działanie. Zaangażuj zespół, wskaż nowe możliwości. Pokaż zespołowi, że szybkie i efektywne działania mogą przyciągnąć więcej klientów do sklepu, co przełoży się na wzrost sprzedaży. Dzięki temu nie tylko unikniesz zagrożeń, ale również otwierasz nowe możliwości dla siebie i zespołu.
5. Świętuj małe sukcesy i doceniaj postępy.
Zmiany często wiążą się z trudnościami i stresem, dlatego ważne jest, aby na bieżąco doceniać postępy zespołu. Celebracja małych sukcesów pomaga pracownikom dostrzegać sens i efekty ich wysiłków, co zwiększa ich motywację i zaangażowanie.
Przykład: Po wdrożeniu nowej metody zarządzania zapasami, zamiast czekać na pełne wyniki po kilku miesiącach, zacznij od małych kroków. Kiedy zauważysz pierwsze pozytywne efekty, takie jak zredukowanie braków towarowych na sklepie, poinformuj zespół o tym sukcesie. Może to być nawet prosty komunikat na tablicy w pokoju socjalnym lub wspólna kawa – najważniejsze, żeby pracownicy poczuli, że ich wysiłki są dostrzegane i doceniane.
Zmniejszenie zmęczenia w zespołach sprzedażowych wymaga zarówno podejścia strategicznego, jak i dbałości o indywidualne potrzeby pracowników. Wymaga to działań od nas menedżerów. Kluczowe działania to priorytetyzacja zadań, ale również pewnego rodzaju asertywność w przyjmowaniu zadań. Redukcja szumu informacyjnego, działanie krok po kroku, delegowanie zadań, pokazywanie możliwości i świętowanie wszystkich małych i dużych sukcesów. Takie podejście nie tylko pomoże zmniejszyć zmęczenie, ale także zwiększy zaangażowanie, efektywność i satysfakcję z pracy w zespole.
Zapraszam do sieci kontaktów na Linkedin oraz do moich pozostałych tekstów na blogu.