Efektywny grafik pracy

Dobrze ułożony grafik to stabilna przewidywalna praca, realizowanie działań operacyjnych, zwiększone szanse na realizację założeń budżetowych. Z drugiej strony, to możliwość realizacji własnych celów, pasji czy czas na regenerację, odpoczynek. To tak, jak z planowaniem Twojego własnego czasu, gdy wiesz, jakim czasem dysponujesz i które zadania, kiedy wykonasz, unikasz chaosu. Możesz wtedy realizować swoje zadania krok po kroku, znajdziesz czas na odpoczynek i zabawę. Taki może być również grafik dla Twojego zespołu. Efektywny grafik pracy.

Kiedy tworzysz grafik, możesz korzystać z programów, które Cię w tym wspierają, możesz go tworzyć w Excelu. Chociaż te narzędzia są dużym wsparciem, to nie one są najważniejsze.  Żeby grafik, był efektywny, musisz pamiętać o kilku ważnych zasadach przy budowaniu grafiku.

Właściwy rozkład godzin, czyli efektywny grafik pracy. Czym się kierować?

Potrzeby biznesowe

Zacznij od analizy historii wejść oraz trendów z ostatniego okresu. Pamiętaj jednak, że każda lokalizacja może mieć inny rozkład godzin, jest to zależne od wielu czynników:

• Ruchu w danym punkcie, wielkości lokalu, ale również od charakterystyki (ilości i szerokości wejść), dlatego dane powinny dotyczyć konkretnego punktu.
• Każdy dzień może mieć inną ilość godzin, inną zadysponujesz w poniedziałek, inną w sobotę.
• Każdego dnia kieruj się godzinami szczytu, czyli tzw. Peak Hours, kiedy to ruch w sklepie jest największy. Na tygodniu może to być 15:00 – 18:00 w piątek 16:00 – 20:00 a w sobotę 13:00 17:00.
• Uwzględnij również specyfikę dni tygodnia, okresy wypłat, zakończenie miesiąca oraz wydarzenia takie jak wyprzedaże.

Zmiennych jest bardzo dużo, całe szczęście występuje wiele powtarzalnych schematów.

Potrzeby operacyjno-administracyjne

Grafik powinien być dopasowany do planowanych działań operacyjnych, takich jak: dostawy, przesunięcia, zwroty czy przeceny. Każde z tych działań, można bardzo precyzyjnie zaplanować i obliczyć potrzebne zasoby.

• Zaplanować, to znaczy ustalić dni, w których będą się działy te działania.
• ⁣Obliczyć zasoby, to znaczy określić ile potrzebujemy osób, by te działania zrealizować. Do tego będą pomocne kalkulatory działań operacyjnych. Jeżeli wiesz, ile średnio będzie trwało przyjęcie jednej rzeczy (od przyjęcia do wystawienia na sklep), możesz wyliczyć potrzebny czas na dowolną liczbę sztuk i zdecydować iloma osobami, chcesz to zorganizować.

Pamiętaj o godzinach administracyjnych, wypełnianie dokumentacji, maile, telefony, spotkania. Odprawy, przekazywanie zmian, szkolenia, a nawet czas na wdrożenie nowego pracownika. Upewnij się, że obsada uwzględnia osoby z odpowiednimi uprawnieniami, oraz doświadczeniem.

Kodeks pracy

Pamiętaj o miesięcznych normach czasu pracy z uwzględnieniem systemu czasu pracy. Nie zapomnij o przepisach Kodeksu Pracy: nie możesz rozpocząć pracy dwa razy w tej samej dobie, musisz zapewnić odpowiednią długość odpoczynku zarówno w ciągu doby, jak i tygodnia, a także dopilnować, aby liczba dni pracujących w miesiącu oraz dopełnienia etatu były zgodne z przepisami. Do tego pamiętaj o uwzględnianiu urlopów oraz zastępstw na ten czas. Pamiętaj o terminie publikacji grafiku. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy rozkład czasu pracy musi zostać wręczony pracownikowi najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy, w okresie którego dotyczy.

Wytyczne

Przestrzegaj miesięcznego limitu godzin pracy, minimalizuj nakładki godzinowe z różnych zmian, dbaj o zasady bezpieczeństwa.

Pogoda. Pogoda? Tak pogoda

Świetna pogoda nad morzem i ludzie są na plaży, a nie na zakupach, pada deszcz i ludzie lądują w galeriach. Znaczne spadki temperatur na jesień i mamy wzmożony ruch na działach z kurtkami i ciepłymi bluzami. Są już na rynku pierwsze systemy wskazujące trendy w wejściach do sklepu na podstawie prognozy pogody.

I jeszcze kilka ogólnych rad, jakby tego co do tej pory było mało

• Warto zbudować grafik z lekką nadwyżką godzinową. Łatwiej będzie zdjąć godziny z dni, w których przewidywałeś dużą sprzedaż lub intensywne działania operacyjne, niż dzwonić do pracowników z prośbą o przyjście do pracy.
• Uwzględniaj sugestie pracowników, aby nie poprawiać grafiku co kilka dni i nie psuć atmosfery na sklepie.  Warto ustalić z zespołem, kiedy i ile takich próśb można zgłaszać, i jeśli to możliwe, staraj się je uwzględniać. O potrzebach grafikowych przeczytasz więcej kilak akapitów niżej.
• Grafik musi być ułożony sprawiedliwie dla całego zespołu, włącznie z menedżerami – bez wyjątków. Przy czym zawsze sprawiedliwie, wcale nie oznacza zawsze równo.
• Poinformuj zespół, że grafik może ulec zmianie. Powód takiej zmiany musi być jednak ważny, a sama zmiana komunikowana z odpowiednim wyprzedzeniem.

Potrzeby grafikowe / dyspozycyjność jako kluczowy element, by stworzyć efektywny grafik pracy

Biorąc pod uwagę, że grafik jest budowany pod potrzeby biznesowe, dyspozycyjność pracowników jest kluczowym czynnikiem, który decyduje o efektywnym ułożeniu grafiku. Z drugiej strony, pracownicy oczekują dwóch rzeczy przy budowaniu grafików. Elastycznego podejścia do ich potrzeb i przewidywalności. Nie chcę zmieniać swoich planów, jak już mają ustalony grafik.

Czy da się połączyć te kwestie? Odpowiedzią na te potrzeby w budowaniu grafików są planowanie oraz uwzględnianie tzw. próśb grafikowych. O planowaniu było sporo w pierwszej części tego wpisu. Poniżej więcej na temat dyspozycyjności.

Dyspozycyjność pracownika odnosi się do jego gotowości do pracy w określonych przez pracodawcę godzinach. Chociaż Kodeks pracy nie definiuje tego pojęcia, nakłada na pracownika obowiązek wykonywania pracy zgodnie z umową i poleceniami pracodawcy, z uwzględnieniem przepisów dotyczących czasu pracy.

Zbieranie dyspozycyjności pracowników, mimo że nie jest obowiązkowe, jest korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Pozwala na uwzględnienie prywatnych potrzeb pracowników, co sprzyja zmniejszeniu absencji z powodu krótkoterminowych L4, lub tzw. UŻ, a nawet rotacji w firmie. Częste zmiany w grafiku, mogą powodować rezygnację z pracy.

Istnieje wiele metod zbierania dyspozycyjności – od prostych formularzy po zaawansowane aplikacje i znowu nie narzędzia są kluczowe, a to by nie tylko zbierać takie potrzeby, ale również je uwzględniać.

Kilka istotnych uwag w temacie próśb grafikowych

• Określ czas do kiedy można zgłaszać potrzeby, np. do 15 każdego miesiąca.  Pamiętaj, że grafik musisz opublikować najczęściej w okolicy 23 każdego miesiąca, więc masz tydzień na stworzenie grafiku.
• Prośby powinny mieć ustalone priorytety (np. b. ważny, potrzebny). Każda prośba oprócz zaznaczonego priorytetu dobrze, żeby miała uzasadnienie. Niestety, nie będziesz w stanie każdej prośbie sprostać, będziesz musiał decydować, więc ważne byś znał potrzeby swoich pracowników, z czego wynikają.
• Traktuj wszystkich sprawiedliwie, uwzględniaj wszystkie potrzeby, które możesz, pod warunkiem że potrzeby biznesowe nie cierpią.

Kiedy wszystko jest już prawie jasne, warto dodać kilka słów na temat najważniejszych aspektów dotyczących umów zlecenia

Umowa zlecenie jest regulowana przez Kodeks Cywilny (art. 734-751), a nie Kodeks Pracy. Osoby pracujące na umowie zlecenie nie mają takich samych praw jak pracownicy etatowi, np. brak płatnego urlopu czy minimalnego wynagrodzenia miesięcznego. Istnieje minimalne godzinowe wynagrodzenie.

Wymiar czasu pracy w umowie zlecenie nie jest określony przez przepisy, co pozwala na elastyczne zarządzanie godzinami pracy. Czas wykonywania zlecenia ustalany jest między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. To czas, na jaki się umówicie.

Aby uniknąć przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę, należy unikać sformułowań i cech charakterystycznych dla stosunku pracy, takich jak zobowiązanie do pozostawania w dyspozycji pracodawcy, wykonywanie poleceń służbowych czy praca ponadwymiarowa.

Nie należy dołączać zleceniobiorcy do grafiku pracowników etatowych ani tworzyć dla niego oddzielnego grafiku z narzuconymi godzinami pracy. Można jednak wspólnie uzgodnić dni i godziny pracy, które zostaną określone w umowie lub ustalone później. Grafik powinien być wynikiem porozumienia, a nie nakazu zleceniodawcy.

Warunki dotyczące przerw i odpoczynków powinny być ustalane między zleceniodawcą a zleceniobiorcą w zależności od specyfiki pracy. Można przyjąć dwa podejścia: określić liczbę godzin odpoczynku w każdej dobie lub stosować okresy wolne po zakończeniu pracy w danym dniu.

KPI w grafiku

Jestem wielkim zwolennikiem mierzenia efektywności działań, więc nie byłbym sobą, gdybym Ci nie zaproponował sposobu na badanie efektywności pracy. Najlepszym parametrem jest produktywność, co ile minut odbywa się transakcja (minuty/transakcje). Warto wprowadzać takie elementy do weryfikacji efektywności pracy.

Innym aspektem jest kontrola faktycznego czasu pracy. Rozpoczęcie pracy o 9:00 nie oznacza wejście na teren pracy o godzinie 9:00 a właśnie rozpoczęcie pracy. Wejście do pracy, kilka minut na przebranie, ploteczki, szybką kawę i każdego dnia mamy 15 minut mniej faktycznego czasu pracy. Co to jest 15 minut? W skali miesiąca robi się z tego całkiem poważny koszt.

Podsumowanie

Podsumowując, efektywne zarządzanie dyspozycyjnością pracowników przyczynia się do tworzenia bardziej przyjaznego środowiska pracy, co może pozytywnie wpłynąć na motywację i brak fluktuacji pracowników. Warto zatem wdrożyć systemy umożliwiające pracownikom zgłaszanie ich dostępności, co ułatwi planowanie pracy i zwiększy efektywność firmy. Efektywny grafik pracy, to wiele złożonych elementów, zawierających zarówno potrzeby biznesowe jak i potrzeby pracownicze. Warto poświecić trochę więcej czasu, by dopracować grafik w jak największych szczegółach.

Zapraszam do sieci kontaktów na Linkedin oraz do moich pozostałych tekstów na blogu.