Jak rozwiązać konflikt w zespole, który wpływa na cały zespół? A co zrobić Kiedy empatia nie wystarcza – o konieczności formalnych działań w konflikcie pracowniczym.
Prawdopodobnie każdy lider, kierownik spotkał się z taką sytuacją. Konflikty w zespole są rzeczą niestety powszechną. Zawsze podstawową kwestią jest dostrzeżenie takie sytuacji. Pomocne mogą tu być dobre relacje w zespole i budowanie współpracy w oparciu o komunikację i zaufanie.
Zarządzanie konfliktem to jedno z kluczowych wyzwań w pracy każdego lidera. W zespole, gdzie napięcia między pracownikami wychodzą poza obszar obowiązków zawodowych i zaczynają wpływać na efektywność, atmosferę i wyniki, konieczne jest świadome i stanowcze działanie.
👉Indywidualne rozmowy i diagnoza
💡 Pierwszym krokiem powinny być indywidualne rozmowy z każdą ze stron konfliktu. Celem ich jest zrozumienie perspektywy obu pracowników, poznanie ich emocji, motywacji i źródeł nieporozumienia. Należy unikać ocen i oskarżeń – zamiast tego aktywnie słuchać, tworząc przestrzeń do bezpiecznego wyrażenia emocji.
👉 Spotkanie mediacyjne z udziałem neutralnej osoby
💡 Kolejnym krokiem może być spotkanie przy udziale doświadczonego lidera zespołu – osoby cieszącej się autorytetem, ale niezaangażowanej emocjonalnie. Mediacja powinna być prowadzona na zasadach wzajemnego szacunku, z jasno określonym celem: nie jest rozwiązanie problemów osobistych, lecz ustalenie zasad współpracy, które będą obowiązywać na terenie miejsca pracy
👉Wspólnie ustalone zasady współpracy
💡 W oparciu o rozmowy można stworzyć wspólnie krótki zbiór zasad regulujących komunikację, podział obowiązków i sposoby reagowania na sytuacje trudne generujące konflikt. Ten rodzaj psychologicznego kontraktu zwiększa poczucie odpowiedzialności i zaangażowania w utrzymanie zdrowych relacji.
👉Monitorowanie
💡 Zarządzanie konfliktem nie kończy się po rozmowie – wymaga stałej obserwacji i reagowania w czasie rzeczywistym. To właśnie reagowanie jest kluczowe dla minimalizowania ryzyka konfliktów w zespole.
Nie każdy konflikt da się rozwiązać całkowicie, ale każdy można mądrze zarządzić. Zarządzanie to w dużej mierze sztuka budowania mostów – nawet wtedy, gdy droga wydaje się trudna.
Kiedy empatia nie wystarcza – o konieczności formalnych działań w konflikcie w zespole.
Zarządzanie zespołem to balansowanie między miękkimi kompetencjami przywódczymi a egzekwowaniem zasad organizacyjnych. W poprzedniej publikacji opisałem, jak miękkim metodami można poradzić sobie z osobistym konfliktem między pracownikami, który negatywnie wpływał na funkcjonowanie całego zespołu. W większości przypadków tego typu działania wystarczają. Jednak są sytuacje, w których konflikt wymaga formalnej interwencji zgodnej z polityką HR i przepisami prawa pracy.
👉 Dokumentowanie sytuacji i interwencji
💡 To pierwsze działanie w zasadzie obowiązkowe od samego początku pojawienia się sytuacji konfliktowej w zespole. Każda taka sytuacja powinna być dokumentowana – nie tylko na potrzeby ewentualnych działań dyscyplinarnych, ale też w celu zachowania transparentności. Sporządzanie notatek służbowych po rozmowach czy incydentach umożliwia budowanie spójnego obrazu sytuacji.
👉 Udzielenie ustnego upomnienia lub rozmowa dyscyplinująca
💡 Jeśli konflikt utrzymuje się mimo prób rozwiązania go polubownie, lider ma prawo (a nawet obowiązek) przeprowadzić oficjalną rozmowę dyscyplinującą. W rozmowie tej należy jasno zakomunikować, które zachowania są nieakceptowalne i jakie będą ich dalsze konsekwencje. Forma ustna nadal daje przestrzeń na zmianę postawy. Warto zaznaczyć, że upomnienie ustne jest formą kary porządkowej dopuszczaną przez kodeks pracy.
👉 Pisemne upomnienie z wpisem do akt osobowych
💡 Gdy mimo rozmów i mediacji sytuacja się powtarza, konieczne jest przejście na formalny poziom – wręczenie pisemnego upomnienia lub nagany. W dokumencie tym należy zawrzeć opis problematycznego zachowania i wpływ jaki wywołuje ono na zespół. Dokument taki trafia do akt osobowych i stanowi podstawę do dalszych kroków, włącznie z rozwiązaniem umowy, jeśli sytuacja się nie poprawi.
👉 Konsultacja z działem HR działem kadr lub prawnikiem
💡 Warto zwrócić uwagę, że w trakcie całego procesu warto by lider konsultował podejmowane decyzję. W szczególności przed podjęciem decyzji o zastosowaniu kar w formie pisemnej czy kolejnych kroków dyscyplinarnych. To nie tylko zabezpieczenie od strony formalnej, ale też potwierdzenie, że działania są proporcjonalne i zgodne z procedurami wewnętrznymi oraz Kodeksem pracy.
👉 Rozwiązanie umowy jako ostateczność
💡 Gdy konflikt realnie zagraża efektywności zespołu, morale i bezpieczeństwu pracy, a wcześniejsze etapy nie przyniosły rezultatu, należy rozważyć zakończenie współpracy z jedną ze stron. Wbrew pozorom nie jest to porażka menedżera – to wyraz odpowiedzialności za cały zespół. Odejście jednej osoby może przywrócić równowagę w zespole.
Skuteczny lider zespołu to nie tylko mediator i mentor – to także osoba, która potrafi podejmować trudne, ale konieczne decyzje. Dbanie o kulturę współpracy oznacza również egzekwowanie zasad, gdy inne metody zawiodą. W sytuacjach kryzysowych formalne konsekwencje nie są wyrazem braku empatii, ale troski o resztę zespołu.
Po więcej ciekawych artykułów zapraszam do naszej grupy na LinkedIn.